Användarvillkor

1. Avtalsparter och godkännande

Villkoren gäller mellan Gray Pixel AB, organisationsnummer 559263-3191 ("Leverantören"), och den organisation som skapar ett konto i Tjänsten ("Kunden"). Tjänsten riktar sig till företag och andra organisationer, inte till konsumenter.

Villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet gäller från det att Kunden godkänner dem vid registreringen. Den som godkänner villkoren försäkrar att hen har rätt att företräda Kunden.

2. Tjänstens omfattning

Leverantören tillhandahåller en molnbaserad tjänst för att skapa, dela och genomföra processbeskrivningar och checklistor ("Tjänsten"). Tjänsten tillhandahålls som "Software as a Service" (SaaS) och nås via webbläsare.

3. Abonnemang och fakturering

Tjänsten faktureras årsvis i förskott. Abonnemanget löper på 12 månader och förnyas automatiskt om uppsägning inte sker senast 30 dagar före periodens slut. Vid uppgradering av paket justeras kostnaden pro rata för resterande period.

Paket: Paketet anger pris per månad, hur många administratörer som ingår och gränser för till exempel mallar, pågående processer och användare. Gränserna för Kundens paket visas under Paket och fakturering i Tjänsten. Kunden behåller pris och gränser från när paketet valdes, med de prisändringar som avsnitt 4 tillåter.

Användare: Alla användare ingår i priset upp till det tak för antal användare som gäller för paketet. Taket skyddar Tjänstens stabilitet. Om Kunden behöver fler användare kan Kunden byta paket eller kontakta Leverantören.

Tilläggslicenser: I paket med ett pris per extra administratör kan Kunden köpa fler licenser för administratörer. Köpet är bindande till periodens slut. Leverantören fakturerar de månader som är kvar av perioden separat, och den innevarande månaden räknas som hel. Därefter ingår licenserna i årsfakturan. Kunden kan minska antalet licenser inför en ny period, senast 30 dagar före periodens slut.

Offert: För paket som kräver offert gäller pris och villkor enligt överenskommelse mellan parterna.

4. Prisändringar

Leverantören meddelar prisändringar via e-post till organisationens administratörer minst 60 dagar innan en ny avtalsperiod börjar. Det nya priset gäller från nästa period. Om Kunden inte godtar ändringen kan Kunden säga upp abonnemanget enligt avsnitt 3.

5. Betalning och utebliven betalning

Fakturor betalas inom 30 dagar. Vid sen betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen och en påminnelseavgift.

Om betalning inte har kommit in 14 dagar efter en påminnelse får Leverantören stänga Kundens åtkomst till Tjänsten. Kundens innehåll sparas under tiden, och åtkomsten öppnas igen när betalningen har kommit in.

Om betalning inte har kommit in 60 dagar efter förfallodagen får Leverantören säga upp avtalet. Kundens innehåll raderas då enligt avsnitt 11.

6. Ändamålsenlig användning och lagring

Syfte: Tjänsten är avsedd för processbeskrivningar, checklistor och dokumentation som hör till dem.

Lagring: Paketen har inget fast lagringsutrymme. Kunden ska använda lagringen skäligt och för det syfte som anges ovan.

Filrestriktioner: Leverantören förbehåller sig rätten att begränsa maximal filstorlek per enskild fil (för närvarande 15 MB). Tjänsten får inte användas för lagring av videofiler, högupplösta bilder som saknar relevans för processarbetet, eller som en allmän molnlagringslösning för säkerhetskopiering.

Missbruk: Om Tjänsten används för otillbörligt material eller på ett sätt som riskerar Tjänstens stabilitet, äger Leverantören rätt att efter dialog med Kunden begränsa åtkomsten eller radera otillbörliga filer.

7. Kundens ansvar

Kunden ansvarar för att användarnas konton är personliga och att inloggningsuppgifter skyddas, för vilka som bjuds in till organisationen och för att innehållet i Tjänsten är lagligt. Kunden meddelar Leverantören utan dröjsmål om ett konto kan ha missbrukats.

8. Kundens innehåll

Kunden äger allt innehåll som Kunden lägger in i Tjänsten, till exempel mallar, processer och filer. Leverantören får behandla innehållet bara för att tillhandahålla Tjänsten, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Leverantören använder inte Kundens innehåll för att träna AI-modeller.

Leverantören får ta fram anonym, sammanställd statistik om hur Tjänsten används, till exempel hur många processer som startas, för att förbättra Tjänsten. Statistiken innehåller inga personuppgifter och inget av Kundens innehåll.

Kunden får fritt använda och ändra de färdiga mallar som Leverantören tillhandahåller, även efter att avtalet har upphört.

9. Ansvar för data och spårbarhet

Arkivering: Tjänsten är ett administrativt stödverktyg och inte Kundens officiella arkiv. Kunden ansvarar för att spara och arkivera dokumentation som krävs enligt gällande lagstiftning, till exempel genom att ladda ner sammanställningar av genomförda processer.

Loggning: Tjänsten tillhandahåller grundläggande loggning av händelser, men vid användning av gruppkonton (till exempel funktionsbrevlådor) vilar ansvaret för den interna behörighetshanteringen och spårbarheten på Kunden.

10. Personuppgifter (GDPR)

Leverantören fungerar som personuppgiftsbiträde för de uppgifter som Kunden registrerar i Tjänsten. Kunden är personuppgiftsansvarig. Data lagras inom Sverige.

Leverantörens personuppgiftsbiträdesavtal är en del av dessa villkor och gäller när Kunden godkänner dem. Där beskrivs hur Leverantören behandlar personuppgifter åt Kunden, vilka underbiträden som anlitas och vilka säkerhetsåtgärder som gäller.

11. Export och radering av data

Kunden kan när som helst ladda ner en sammanställning av varje genomförd process som PDF. Kunden kan också begära en fullständig export av sin data genom att mejla support@processeriet.se. Vid avtalets upphörande behöver begäran komma in senast 14 dagar innan datan raderas. 60 dagar efter avslutat abonnemang raderas Kundens data permanent från Leverantörens servrar.

12. Driftsäkerhet och support

Leverantören strävar efter en tillgänglighet om 99,5 %. Planerat underhåll utförs i möjligaste mån utanför kontorstid (08:00–17:00). Support ingår via e-post med svarstid inom 24 timmar på helgfria vardagar.

13. Ändringar i Tjänsten

Leverantören utvecklar Tjänsten och får ändra funktioner. Under en betald period försämras inte Tjänsten väsentligt.

14. Avstängning vid missbruk eller säkerhetsrisk

Leverantören får tillfälligt stänga åtkomsten för en användare eller för Kunden om det behövs för att stoppa missbruk eller för att skydda Tjänsten och andra kunder. Leverantören meddelar Kunden så snart som möjligt.

15. Ansvarsbegränsning

Leverantören ansvarar inte för indirekt skada, till exempel utebliven vinst eller förlorad data som Kunden hade kunnat spara själv. Leverantörens samlade ansvar under avtalet, inklusive personuppgiftsbiträdesavtalet, är begränsat till de avgifter som Kunden har betalat för Tjänsten under de senaste 12 månaderna. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, eller i den utsträckning lag inte tillåter dem.

16. Force majeure

Ingen part ansvarar för förseningar eller fel som beror på omständigheter utanför partens kontroll, till exempel strejk, krig, myndighetsbeslut, omfattande störningar i el eller internet, eller fel hos underleverantörer som parten inte har kunnat förutse. Om hindret varar längre än 60 dagar får båda parter säga upp avtalet.

17. Ändrade villkor

Leverantören meddelar ändringar i villkoren via e-post till organisationens administratörer minst 30 dagar innan de börjar gälla. Om en ändring är till väsentlig nackdel för Kunden får Kunden säga upp avtalet till den dag ändringen börjar gälla. Ändringar som krävs enligt lag får gälla tidigare. Den aktuella versionen finns alltid på den här sidan.

18. Tillämplig lag och tvister

Svensk lag gäller för avtalet. Tvister avgörs av allmän domstol med Norrköpings tingsrätt som första instans.