Checklista för begäran om registerutdrag enligt GDPR
Hantera en begäran om registerutdrag från första kontakt till svar, inom en månad.
- 11 steg
- 3 kapitel
- Klar inom 30 dagar
Om processen
Alla har rätt att få veta om ni behandlar deras personuppgifter, och att få en kopia av dem. En sådan begäran kallas ofta registerutdrag. Den kan komma på vilket sätt som helst, till exempel muntligt, i ett mejl eller på sociala medier, och den behöver inte använda något särskilt ord.
Ni ska svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från att ni tog emot begäran. Starta därför processen samma dag som begäran kommer in, och sätt slutdatumet en månad fram.
Processen har tre kapitel:
- Ta emot begäran – registrera och kontrollera identiteten.
- Samla och granska – hitta uppgifterna och skydda andras uppgifter.
- Svara – lämna ut kopian och informationen.
Skriv inga personuppgifter i processen utöver det som behövs för att hålla ordning på ärendet.
Det här ingår
Ta emot begäran
-
Datum då begäran kom in
Det är från det här datumet som en månad räknas.
Datum -
Vem gäller begäran och hur kom den in?
Skriv ett ärendenummer eller initialer hellre än fullständigt namn, och hur begäran kom in.
Textsvar -
Kontrollera identiteten
Se till att uppgifterna lämnas ut till rätt person. Begär bara så mycket som behövs, till exempel att svaret skickas till den adress ni redan har. Om ni måste be om fler uppgifter, gör det direkt, eftersom det kan fördröja svaret.
Bocka av -
Bekräfta att begäran har kommit in
Berätta när personen kan räkna med ett svar.
Bocka av
Alla steg har instruktioner som de här. Du ser dem när du har lagt till mallen.
Samla och granska
-
Sök i alla system och registerBocka av
-
Ta bort eller maskera andras uppgifterBocka av
-
Behövs mer tid?Ja/Nej-fråga
Svara
-
Skriv svaret med den information som krävsBocka av
-
Lämna ut svaret på ett säkert sättBocka av
-
Datum då svaret lämnadesDatum
-
Om ni inte lämnade ut allt, varför?Textsvar